Mikor és hogyan írjunk köszönőlevelet egy szakmai helyzetben

Az egyik legjobb módja annak, hogy professzionális környezetben pozitív, maradandó benyomást keltsen, ha köszönőlevelet ír valakinek. Bár régimódinak tűnhet, egy gyors kártya vagy e-mail megfogalmazása emlékezetessé tesz, és megkülönbözteti Önt. De mit írsz? És mikor kell ilyet írni?

A köszönőleveleket nem tudjuk megírni, de segíthetünk a saját megírásában. Általános szabály, hogy köszönőlevelet írjon azoknak az embereknek, akik jelentős mértékben pozitívan befolyásolják karrierjét. Az alábbiakban köszönetnyilvánítási példákat mutatunk be a három legfontosabb esetre: gyakornoki felügyelő, valaki, akivel egy információs interjún találkozott, és egy személyes vagy telefonos kérdező.

De először is: Kártyát vagy e-mailt kell küldenie?

Az, hogy köszönőlevelét kézzel írja-e, vagy e-mailben küldi-e el, végső soron Önön múlik, de ez valószínűleg attól függ, hogy milyen helyzetben írja meg a köszönőlevelet.

Helyi pozíció megválaszolása esetén a kézírásos köszönőlevél megfelelőbb lehet. Az interjút követően elküldheti a feljegyzést, vagy leadhatja az irodában. Érdemes kézírásos feljegyzést is küldenie, ha egy hagyományos cégről van szó, hosszú, hosszadalmas interjúfolyamattal – a feljegyzés nagyobb valószínűséggel érkezik meg a döntés meghozatala előtt, és továbbra is küldhet egy e-mailt közvetlenül az interjú után. A legtöbb esetben azonban a legjobb megoldás az, ha az interjút követően egy köszönő e-mailt küld a megjegyzés helyett. Nem akarja elszalasztani a lehetőséget, és nem akarja, hogy a csigalevélkártyája túl későn érkezzen meg. Küldje el e-mailjét az interjú estéjén, és először ellenőrizze néhányszor!

Ha köszönetet szeretne mondani egy gyakornoki felügyelőnek vagy valakinek, aki találkozott Önnel egy tájékoztató jellegű interjúért, a kézírásos jegyzet a megfelelő út – csak ügyeljen arra, hogy a kézírása jól olvasható legyen. A gyakorlat végén a feljegyzésedet a felettesed asztalán vagy a postaládájában hagyhatod, ha van ilyen. Köszönőlevelet is hagyhat mindenkinek, aki különösen hasznos volt a gyakorlata során. Ami a tájékoztató interjút illeti, köszönőlevelet küldhet annak a személynek az irodájába, akivel találkozott, ügyelve arra, hogy a levelet a nevének és cégnevének feltüntetésével címezze. Mivel a levél könnyen eltévedhet, érdemes a tájékoztató interjút követően a jegyzet mellett egy gyors köszönő e-mailt is küldeni.

A köszönőlevél fontos elemei

A köszönőlevélnek, legyen az kártya vagy e-mail formájában, három fő részből kell állnia.

• Először is mondj köszönetet a személynek, és mutasd meg neki, hogy értékeled azt az időt, amit a napjukból arra fordítottak, hogy beszéljen veled.
• Következő, hivatkozzon valami konkrét dologra, ami közted és a személy között történt; a jegyzet ily módon történő személyre szabása egy különleges részletet ad hozzá.
• Végül ismételje meg érdeklődését a pozíció (vagy a gyakornoki/karrierút) iránt, és fejezze ki érdeklődését az előtte álló dolgok iránt. Ha kifejezetten egy interjú után írja meg a jegyzetet, az izgatottság kifejezése mellett megismételheti azt is, hogy miért érzi magát kiválónak ebben a pozícióban.

Köszönőlevél-sablonok

Az alábbiakban bemutatunk néhány sablont, amelyeket személyre szabhat, amikor saját köszönőleveleit vagy e-mailjeit írja, ha elakadna, hogy mit írjon. Ne feledje, hogy ezek sablonok – szabja személyre és szabja testre, ahogy jónak látja!

Az Ön gyakornoki felügyelőjének a gyakorlat végén

Tisztelt Uram/Hölgyem! (a témavezető neve),

Szeretném megköszönni a lehetőséget, hogy (gyakornoki címként) szolgálhattam (a cég neve) az elmúlt időszakban (gyakornokként töltött ideje). A pozíció nagyon sok mindent megtanított nekem (valamiről, amit tanultál), és értékes betekintést adott a (az iparágba, amelyben a gyakorlatod volt).

Hálás vagyok minden lehetőségért, amit gyakornokként kaptam, beleértve a lehetőséget (soroljon fel két-három olyan feladatot, amelyről úgy gondolja, hogy a legértékesebb volt az Ön számára, mint gyakornok). Az irodában mindenki rendkívül barátságos és segítőkész volt, és olyan értékes szakmai tanácsokkal szolgált, amelyeket sehol máshol nem találtam volna.

Ez a szakmai gyakorlat határozottan megnövelte az érdeklődésemet a karrier iránt (a szakmai gyakorlathoz kapcsolódó területen). Szeretnék kapcsolatban maradni, és esetleg beszélni arról, hogy milyen lépéseket kell tennem a jövőben, hogy karriert folytassak (az az iparág, amelyben dolgozni szeretne, vagy az iparág, amelyben a szakmai gyakorlatot töltötte). Még egyszer köszönöm ezt a nagyszerű időt (gyakornokként töltött időt).

Üdvözlettel:

(Az Ön neve)

Az információs kérdezőnek

Tisztelt Uram/Hölgyem! (a kérdező neve),

Szeretném megköszönni, hogy időt szakított a velem való beszélgetésre (ma reggel, délután, tegnap stb.). Nagyszerű volt találkozni veled, és nagyon élveztem a beszélgetésünket (valami konkrét dologról, amiről beszéltél).

Nagyon izgatott vagyok, hogy az Ön által tárgyalt területen/iparban dolgozhatok. Az Ön által megosztott információ (az Önt érdeklő terület/ágazat egy bizonyos részével) különösen hasznosak/érdekesek voltak, és nagyon sok elgondolkodtató volt számomra.

Még egyszer köszönöm a nagyszerű beszélgetést. Remélhetőleg tudjuk tartani a kapcsolatot!

Üdvözlettel:

(Az Ön neve)

Személyes (vagy telefonos) kérdezőnek

Tisztelt Uram/Hölgyem! (a kérdező neve),

Szeretném megköszönni, hogy időt szakított arra, hogy interjút készítsen velem (ma reggel, délután, ma stb.) a (cégnév) megnyílt (pozíció neve) pozíciójához. Nagyszerű volt találkozni Önnel és csapatával, és nagyon élveztem, hogy megismerhettem az Ön (ipari) programját, és bejárhattam az irodáit (vagy más részleteket, amelyek az interjú során történtek).

Lenyűgözött a lehetőség, amelyre a következőnek (beosztás neve) lesz szüksége (említse meg a munka egyik fő feladatait). Ahogy megbeszéltük, (említsen valamit a múltbeli tapasztalataiból, amelyről úgy gondolja, hogy alkalmas az állásra). A sikereim közé tartozik (soroljon fel két vagy három legnagyobb teljesítményét a munkája során – legyen konkrét, és ha lehetséges, adjon meg számokat).

Biztos vagyok benne, hogy a képességeim lehetővé teszik, hogy sikeres legyek/kiváljak ebben az izgalmas lehetőségben. Várom, hogy hamarosan újra hallhassunk; Forduljon hozzám bizalommal, ha bármilyen kérdése van, vagy bármilyen további információval tudok szolgálni a döntéshozatali folyamatában. Még egyszer köszönöm az idejét.

Üdvözlettel:

(Az Ön neve)

A köszönőlevelek megírása nem kell, hogy nehéz legyen, és az extra erőfeszítés sokat segíthet az értékes kapcsolatok kialakításában. Csak ellenőrizze még egyszer a helyesírást, és szabja személyre a jegyzetet – azt szeretné, hogy a jegyzet jó módon emlékezetes legyen.